À qui s'adresse ce guide
Ce guide s'adresse au Canadien qui a besoin d'un ITIN à cause d'une transaction ou d'une détention immobilière en Floride, et plus précisément à trois profils. Le premier est le Canadien qui vient d'acheter un immeuble locatif floridien et se prépare à produire son premier Form 1040-NR pour l'année locative. Le deuxième est le Canadien qui vend une propriété floridienne et fait face à la retenue FIRPTA de 15 % sur le prix brut de vente, où la voie pour récupérer toute sur-retenue passe par un ITIN sur le Form 8288-B au stade de la clôture et sur le 1040-NR de fin d'année. Le troisième est le Canadien qui ouvre un compte bancaire américain, demande un EIN pour une LLC américaine, ou demande un prêt DSCR, où l'ITIN fait partie de la présence américaine plus large que le financement et les opérations exigent.
Ce guide n'est pas le bon point de départ si vous êtes admissible à un Social Security Number. Les Canadiens qui détiennent une carte verte américaine, qui ont travaillé aux États-Unis sous statut TN avec un SSN valide, ou qui sont autrement admissibles à un SSN, ne peuvent pas demander un ITIN. Le SSN gouverne. Les demandes d'ITIN d'individus admissibles au SSN sont rejetées. [4]
Ce guide n'est pas non plus pour les sociétés canadiennes. Une société canadienne qui a besoin d'un identifiant fiscal américain demande un Employer Identification Number (EIN) en utilisant le Form SS-4. Le processus EIN est différent du processus ITIN et est couvert séparément. [4]
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Section 1. Pourquoi un propriétaire canadien a besoin d'un ITIN
La règle fiscale fédérale américaine par défaut pour les non-résidents est la retenue brute à la source. Un Canadien qui perçoit 30 000 USD par année de loyer brut d'une propriété floridienne, sans ITIN et sans élection IRS en place, est assujetti à une retenue de 30 % sur la totalité des 30 000 USD sous l'IRC § 1441. Cela représente 9 000 USD retenus au niveau du gestionnaire ou du locataire, sans crédit pour l'intérêt hypothécaire, les taxes municipales, l'assurance, les réparations ou l'amortissement que le Canadien a effectivement déboursés. La déduction monétaire est prélevée d'entrée de jeu, et il n'y a aucune voie pour récupérer la sur-retenue sans produire une déclaration fiscale américaine. Produire une déclaration fiscale américaine sans ITIN n'est pas possible. [11]
L'échappatoire à la retenue brute de 30 % est l'élection nette IRC § 871(d), faite sur un Form 1040-NR correctement produit. L'élection traite le revenu locatif comme effectivement rattaché à une activité commerciale aux États-Unis, ce qui signifie qu'il est imposé aux paliers progressifs après déductions pour intérêts hypothécaires, taxes municipales, assurance, réparations, amortissement et autres dépenses d'opération. Sur les mêmes 30 000 USD de loyer brut, après les déductions d'opération typiques et l'amortissement, le résultat imposable est souvent zéro ou négatif dans les premières années, et l'impôt fédéral est correspondamment petit. Mais l'élection ne fonctionne que si le 1040-NR est produit, et le 1040-NR doit avoir un ITIN pour être une production valide. L'ITIN est le document de passage. [11][12]
La même logique s'applique à la vente. Sous FIRPTA, l'acheteur d'un immeuble américain auprès d'une personne non américaine doit retenir 15 % du prix brut de vente et le remettre à l'IRS à la clôture. Sur une vente floridienne de 600 000 USD par un Canadien, cela représente 90 000 USD retenus, peu importe le gain réel ou la base du Canadien. La voie du Canadien pour récupérer la sur-retenue est de produire un Form 8288-B à ou avant la clôture demandant un montant de retenue réduit lié à l'impôt réel attendu, et de produire un Form 1040-NR pour l'année de la vente pour calculer l'impôt réel et demander un remboursement. Tant le 8288-B que le 1040-NR exigent un ITIN. Le Canadien qui arrive à la table de clôture sans ITIN renonce à la chance de demander une retenue réduite et attend le remboursement par le cycle plus lent du 1040-NR. [10][11]
Pour le propriétaire canadien, la conclusion pratique est que l'ITIN n'est pas un irritant ponctuel à régler à la production fiscale de fin d'année. C'est la condition préalable à presque tous les mécanismes fiscaux transfrontaliers qui protègent le Canadien de la sur-retenue. Faites votre demande tôt, avant que le premier 1040-NR ne soit dû et bien avant tout 8288-B nécessaire.
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Section 2. Les trois voies de soumission et celle que les Canadiens utilisent réellement
L'IRS reconnaît trois voies de soumission du Form W-7. Chacune fait des compromis différents entre coût, vitesse et risque documentaire.
La première voie est l'envoi par la poste à l'IRS Austin Service Center. Le Canadien complète le Form W-7, joint le passeport original (ou une copie certifiée par l'agence émettrice canadienne du passeport, pas une copie notariée), joint la déclaration fiscale américaine pertinente ou la documentation d'exception, et poste le dossier à l'adresse de l'ITIN Operation à Austin, Texas. L'adresse de poste dépend de si une déclaration fiscale est jointe. Adresse postale standard : Internal Revenue Service, Austin Service Center, ITIN Operation, P.O. Box 149342, Austin, TX 78714-9342. L'IRS retourne le passeport original par la poste à l'adresse sur la ligne 2 du Form W-7 dans les 60 jours. Le coût comprend les frais de poste et de courrier plus le coût d'être sans passeport pour deux à trois mois. [4]
La deuxième voie est en personne dans un US Taxpayer Assistance Center (TAC). Le Canadien voyage jusqu'à un TAC IRS désigné aux États-Unis, présente le passeport original en personne, et produit le dossier W-7. Le TAC authentifie le passeport et le retourne le jour même. Il n'y a pas de TAC au Canada. La voie exige un voyage aux États-Unis spécifiquement pour le rendez-vous, ce qui ajoute un coût de déplacement et une friction qui dépassent l'alternative pour presque tous les Canadiens. [4]
La troisième voie est via un Certifying Acceptance Agent (CAA) basé au Canada. Un CAA est une personne ou entité autorisée par l'IRS via entente écrite à vérifier les documents d'identité et de statut étranger au nom des demandeurs. Le Canadien rencontre le CAA en personne ou virtuellement (à condition que le document original soit en possession physique du CAA au moment de la certification), le CAA examine et certifie le passeport original, le CAA prépare le Form W-7 (COA), le Certificate of Accuracy, et soumet le dossier à l'IRS. Le passeport original reste au Canada et est retourné au demandeur le jour même. Les frais CAA typiques au Canada sont de 350 à 500 CAD par demandeur, plus les frais de courrier pour livrer le dossier à l'IRS. L'IRS ne facture aucun frais pour la demande elle-même. [3][7][8]
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Section 3. Le Form W-7 ligne par ligne : ce que les Canadiens manquent
Le W-7 est un formulaire d'une page. La plupart des rejets viennent d'un petit ensemble d'erreurs récurrentes. La liste ci-dessous couvre les lignes qui comptent le plus pour un propriétaire canadien.
Le formulaire ouvre avec deux cases en haut : « Apply for a new ITIN » et « Renew an existing ITIN ». La plupart des propriétaires canadiens sont des demandeurs pour la première fois et cochent la première case. Les renouvellements d'ITIN s'appliquent quand un ITIN existant a été attribué mais n'a pas été utilisé sur une déclaration fiscale pour trois années consécutives ; l'IRS désactive les ITIN inutilisés et le détenteur doit les renouveler avant de produire à nouveau. [4]
Le champ le plus sujet à erreur est la section Reason for submitting Form W-7. C'est une liste à choix multiples de (a) à (h). Le mauvais code de raison est la cause de rejet la plus commune chez les Canadiens.
Pour un Canadien non-résident produisant un Form 1040-NR pour déclarer du revenu locatif floridien (avec l'élection IRC § 871(d)), le code de raison est (b), Nonresident alien filing a U.S. federal tax return. Le 1040-NR est joint au W-7. [4][6]
Pour un Canadien qui a besoin de l'ITIN pour réclamer les bénéfices du traité Canada-États-Unis à la source (par exemple, sur du revenu de dividendes américain ou des distributions de partnership américaine), le code de raison est (h), Other avec Exception 1(a) citée, sans 1040-NR requis. [6]
Pour un Canadien vendant de l'immobilier américain et demandant l'ITIN en lien avec un Form 8288-B (certificat de retenue FIRPTA), le code de raison est (h), Other avec Exception 4 citée. Le 8288-B est joint comme documentation justificative. [4][10]
Pour un Canadien listé comme partenaire dans une partnership ou LLC américaine qui produit une déclaration fiscale américaine (la partnership déclare la part du partenaire de revenu de source américaine), le code de raison est (b) avec le K-1 du partenaire et la déclaration de partnership comme documentation justificative. À partir du 1er juin 2026, les CAA produisant un Form W-7 pour des clients réclamant l'Exception 1(a) Partnership doivent inclure une copie de la portion de l'entente de partnership ou de LLC montrant le nom de la partnership, l'EIN, et le nom et la signature du demandeur. [13]
Le champ Identification documents exige une entrée ligne par ligne pour chaque document présenté. L'IRS accepte 13 catégories de documents justificatifs, mais un passeport canadien valide non expiré satisfait à la fois les exigences d'identité et de statut étranger comme document unique. Le passeport est le bon choix pour presque chaque demandeur canadien. Les copies notariées ne sont pas acceptées. Seuls les passeports originaux ou les copies certifiées émises par Passeport Canada sont acceptés. Un CAA vérifie l'original en personne et le retourne ; la certification du CAA (Form W-7 COA) est ce qui voyage à l'IRS, pas le passeport lui-même. [4][9]
Le nom sur le Form W-7 doit correspondre exactement au passeport. Un Canadien qui est « Jean François Dupuis » sur le passeport mais écrit « JF Dupuis » sur le W-7 est un demandeur dont la demande est mise en suspens et possiblement rejetée. La même logique s'applique à l'orthographe de la ville de naissance, du pays de naissance, et de l'adresse domiciliaire. La discordance est la deuxième cause de rejet la plus commune après le mauvais code de raison. [6][9]
L'adresse postale sur la ligne 2 est l'endroit où l'IRS retournera l'ITIN attribué (avis CP565) et tout document justificatif rejeté. Une adresse domiciliaire canadienne en CAD ou QC fonctionne très bien ; l'IRS poste à l'international. Le demandeur qui inscrit une adresse postale américaine qu'il ne surveille pas réellement va manquer le CP565 entièrement et peut être incapable de confirmer l'ITIN avant la prochaine production fiscale. [4]
La signature est requise. Les W-7 non signés sont rejetés automatiquement. Le CAA ne signe pas au nom du demandeur ; le demandeur signe. [9]
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Section 4. Calendrier : quand faire la demande et autour de quoi planifier
Le calendrier de l'ITIN est rarement flexible. Les contraintes viennent du calendrier fiscal, pas de la préférence du demandeur. Planifiez la demande à rebours depuis la date où l'ITIN est nécessaire.
Pour un Canadien produisant un premier 1040-NR pour du revenu locatif floridien, l'ITIN doit être en main avant que le 1040-NR ne soit produit (ou le W-7 doit être soumis avec le 1040-NR comme un dossier unique). Le 1040-NR pour les non-résidents non employés aux États-Unis est dû le 15 juin suivant l'année fiscale, avec une prolongation automatique de six mois disponible via Form 4868 jusqu'au 15 décembre. [11] Viser une production le 15 juin signifie demander l'ITIN au plus tard à la mi-mars, ce qui est déjà à l'intérieur de la saison fiscale américaine et tombe dans la fenêtre de traitement de 9 à 11 semaines. Demander en octobre de l'année précédente pour un 1040-NR dû le juin suivant est le plan plus sûr.
Pour un Canadien vendant de l'immobilier américain et demandant l'ITIN avec un Form 8288-B (certificat de retenue FIRPTA), le 8288-B est typiquement produit à ou avant la clôture, avec le certificat idéalement émis avant la clôture pour que l'acheteur puisse retenir le montant réduit à la table de clôture plutôt que les 15 % complets. Calendrier pratique : demander l'ITIN et produire le 8288-B ensemble au moins 90 jours avant la clôture. L'IRS vise un délai de 90 jours sur les demandes 8288-B, mais en pratique 4 à 6 mois est commun. Le Canadien qui vend à perte ou près du seuil de rentabilité et qui ne pré-produit pas le 8288-B verra 15 % du prix brut de vente retenus et récupèrera la sur-retenue seulement après avoir produit la demande de remboursement 1040-NR de fin d'année. [10]
Pour un Canadien ouvrant un compte bancaire américain ou demandant un prêt DSCR, l'ITIN n'est typiquement pas requis pour ouvrir le compte bancaire ou pour être approuvé pour le prêt DSCR, mais il est requis pour produire le 1040-NR de fin d'année pour le revenu locatif qui suit. Demandez en concomitance avec la demande de prêt ; le traitement de l'ITIN court en parallèle avec la fenêtre de clôture DSCR typique de 21 à 45 jours et la période de seasoning de 6 mois avant tout refinancement avec retrait de fonds.
Fourchette typique. Délai de traitement IRS standard sur une demande Form W-7 depuis le Canada en 2026 : 7 à 11 semaines durant la période hors-pointe (1er mai au 14 janvier), 9 à 13 semaines durant la saison fiscale américaine (15 janvier au 30 avril). Certains préparateurs rapportent jusqu'à 16 semaines en périodes de pointe extrêmes. Planifiez pour le haut de la fourchette. [4][6][7][8]
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Section 5. Les côtés canadien et américain : ce qui change une fois l'ITIN attribué
Recevoir l'avis CP565 avec l'ITIN attribué à neuf chiffres est le début du processus de conformité fiscale transfrontalier, pas la fin. Le tableau ci-dessous cartographie ce qui change de chaque côté une fois l'ITIN en main.
| Sujet | Fédéral US | État (Floride) | Fédéral Canada | Provincial (Québec en référence) |
|---|---|---|---|---|
| Production annuelle | Form 1040-NR pour l'année locative, avec élection IRC § 871(d) jointe. L'ITIN apparaît sur chaque page de la déclaration et sur chaque formulaire justificatif. [11] | Aucun impôt sur le revenu de l'État. | Revenu mondial ; revenu locatif déclarable au T1 avec crédit pour impôt étranger pour l'impôt américain payé. Le Numéro d'identification-impôt (NII, ou ITN en anglais) de l'ARC est séparé et n'est pas automatiquement remplacé par l'ITIN. [14] | TP-1 pour les résidents québécois reflète le même revenu locatif, avec crédit pour impôt étranger sur TP-772.1. |
| Mécanisme de retenue | Form W-8ECI fourni au gestionnaire ou au locataire pour stopper la retenue brute de 30 %. L'ITIN va sur le W-8ECI. Sans ITIN, le W-8ECI est incomplet et la retenue de 30 % continue. [11][12] | Sans objet | Sans objet | Mêmes règles fédérales |
| Vente de la propriété | Form 8288-B produit à la clôture avec l'ITIN pour demander une retenue FIRPTA réduite. Form 1040-NR de fin d'année produit avec l'ITIN pour calculer l'impôt réel et réclamer un remboursement de la sur-retenue. [10] | Timbre fiscal documentaire floridien sur l'acte à la vente (indépendant de FIRPTA, payé par le vendeur). | Gain en capital déclaré sur la déclaration canadienne au prix de base rajusté versus produit de disposition (en CAD aux taux de change d'acquisition et de disposition). Crédit pour impôt étranger pour l'impôt américain payé. | Mêmes règles fédérales |
| Banque | L'ITIN peut être utilisé pour ouvrir un compte bancaire américain à la plupart des banques transfrontalières (RBC Bank, BMO Harris, Desjardins Bank, TD Bank, Natbank). Certaines banques acceptent seulement le SSN ; confirmez avant de demander. | Sans objet | Déclaration T1135 si le coût total des biens étrangers déterminés dépasse 100 000 CAD. L'ITIN est pour les productions américaines seulement et n'apparaît pas sur le T1135. [15] | Mêmes règles fédérales |
| Déclaration Form 1099 | Les gestionnaires immobiliers et payeurs américains peuvent émettre des Form 1099-MISC ou 1099-NEC déclarant les paiements au Canadien. L'ITIN apparaît sur le 1099 au lieu d'un SSN. Le Canadien réconcilie le revenu du 1099 au 1040-NR. | Sans objet | Le revenu sur la déclaration canadienne est le loyer brut en CAD aux taux de change appropriés ; le 1099 est informatif, non le document de contrôle pour l'impôt canadien. | Mêmes règles fédérales |
Le NII canadien mérite un drapeau. L'ARC émet un NII aux non-résidents qui ont besoin d'un identifiant fiscal canadien et ne sont pas admissibles à un NAS. Un résident canadien qui a déjà un NAS n'a pas besoin d'un NII. Un résident américain qui détient une propriété canadienne et est non-résident du Canada peut avoir besoin à la fois d'un SSN/ITIN américain pour le côté américain et d'un NII de l'ARC pour le côté canadien. Les deux numéros sont séparés ; l'IRS ne partage pas l'ITIN avec l'ARC, et l'ARC ne partage pas le NAS ou le NII avec l'IRS. Le propriétaire canadien qui est un résident canadien a généralement besoin seulement de l'ITIN américain pour le dossier transfrontalier. [14]
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Section 6. Exemple chiffré : résident québécois demandant un ITIN avant la première année locative
Cet exemple déroule une demande du début à la fin, avec toutes les dates alignées sur l'année calendrier qui suit un achat locatif floridien typique. Il est illustratif.
Un résident québécois clôture sur un duplex à Tampa en octobre 2025, avec 25 % de mise de fonds via un prêt DSCR détenu dans une LLC floridienne. Le premier revenu locatif (un locataire par côté, 2 100 USD par mois chacun) commence en novembre 2025. Le premier Form 1040-NR américain pour l'année locative partielle 2025 est dû le 15 juin 2026 (prolongation automatique de six mois jusqu'au 15 décembre 2026 disponible).
Phase 1, demande d'ITIN, novembre 2025
- Le Canadien retient un CAA basé à Montréal qui traite les dossiers locatifs floridiens de manière routinière.
- Rendez-vous CAA en personne, passeport canadien original examiné et certifié, Form W-7 complété sous le code de raison (b), Form W-7 (COA) du CAA préparé.
- Dossier W-7 envoyé par courrier à l'IRS Austin Service Center. Coût estimé : 425 CAD frais CAA + 75 CAD courrier = 500 CAD.
- Le CAA retourne le passeport original à la fin du rendez-vous.
- Note : à ce stade il n'y a pas encore de 1040-NR parce que l'année fiscale n'est pas complète. Le Canadien utilise le W-7 avec code de raison (b) plus un plan « tax return to follow », ou alternativement le CAA peut recommander de produire le W-7 en concomitance avec le 1040-NR effectif au début 2026.
Phase 1 (alternative), attendre la production fiscale, janvier 2026
- Le Canadien complète l'année fiscale 2025, prépare le Form 1040-NR avec l'élection IRC § 871(d) jointe, et envoie le W-7 + 1040-NR + Form W-7 (COA) du CAA comme dossier unique en janvier 2026.
- Cette approche en dossier unique est la voie préférée de l'IRS et réduit la manipulation de documents, mais comprime le calendrier parce que le dossier est posté durant la saison fiscale américaine.
Phase 2, traitement IRS, janvier à avril 2026
- Traitement IRS standard durant la saison fiscale : 9 à 11 semaines. Planifiez pour 11 semaines.
- Le CAA peut appeler l'ITIN Unit de l'IRS pour des mises à jour de statut après 7 semaines si aucun avis n'est arrivé.
- L'avis CP565 arrive à l'adresse québécoise au début avril 2026 avec l'ITIN attribué.
- Le 1040-NR est traité en concomitance. Tout impôt dû sur l'année partielle 2025 (typiquement près de zéro après déductions) est cotisé.
Phase 3, mise en place post-ITIN, avril à juin 2026
- Form W-8ECI préparé et fourni au gestionnaire immobilier floridien, avec l'ITIN renseigné, pour stopper la retenue brute de 30 % à l'avenir.
- Compte bancaire américain de la LLC confirmé correctement lié au profil fiscal du Canadien.
- Production T1135 sur le T1 canadien reflète le coût de revient de la propriété floridienne.
- T1 canadien (et TP-1 québécois) pour l'année fiscale 2025 incluent le même revenu locatif avec le crédit pour impôt étranger pour l'impôt américain payé (typiquement près de zéro en première année).
Temps écoulé total de l'achat à l'ITIN-en-main : environ 5 à 6 mois.
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Section 7. Erreurs courantes des Canadiens sur la demande W-7
Chaque élément ci-dessous est une erreur que nous avons vue à répétition sur des demandes W-7 canadiennes. Chacune est évitable.
Envoyer le passeport original par la poste à Austin. Le passeport disparaît du Canada pour 60 jours minimum, et durant la saison fiscale américaine l'attente est typiquement plus longue. La voie CAA est bâtie précisément pour éviter cela. La certification du CAA (Form W-7 COA) est ce que l'IRS examine ; le passeport original ne quitte jamais le Canada.
Choisir le mauvais code de raison. Les Canadiens qui choisissent le code (h) Other avec Exception 1(a) alors qu'ils devraient choisir le code (b) pour une production 1040-NR sont régulièrement rejetés. Le code de raison pilote si le W-7 doit être produit avec un 1040-NR, un document d'exception, ou les deux. Faites correspondre le code au contexte de production réel.
Soumettre un W-7 avec une copie notariée du passeport au lieu de l'original ou d'une copie certifiée. Les copies notariées ne sont pas acceptées par l'IRS. Une attestation de commissaire à l'assermentation ou de notaire canadien est rejetée. Les deux options valides sont le passeport original (envoyé à Austin ou présenté à un CAA) ou une copie certifiée émise par Passeport Canada. [4][9]
Laisser un écart de nom. « Jean François Dupuis » sur le passeport doit être « Jean François Dupuis » sur le W-7, sur le 1040-NR, et sur chaque autre document justificatif. Les traits d'union, accents et prénoms du milieu comptent. Les rejets pour discordance d'orthographe sont communs.
Inscrire une adresse postale américaine que vous ne surveillez pas réellement. L'avis CP565 avec l'ITIN attribué est posté une fois. Un Canadien qui inscrit l'adresse de l'agent enregistré de la LLC américaine ou un service de réacheminement qu'il vérifie peu fréquemment peut manquer l'avis et être incapable de confirmer l'ITIN à temps pour la production fiscale.
Faire la demande sans CAA quand le dossier est complexe. Un W-7 auto-posté avec 1040-NR joint a un taux de rejet sensiblement plus élevé qu'un dossier préparé par un CAA, particulièrement pour les premiers dépôts canadiens et pour tout demandeur réclamant une exception. Les frais CAA de 425 CAD épargnent au Canadien de re-préparer et re-poster le dossier complet trois mois plus tard.
Oublier que les ITIN se désactivent après trois ans de non-utilisation. Un Canadien qui a obtenu un ITIN en 2020 pour une production FIRPTA ponctuelle et n'a pas produit de 1040-NR depuis 2020 a un ITIN qui s'est désactivé et doit être renouvelé avant la prochaine production 1040-NR. Le renouvellement utilise le même Form W-7 avec la case renouvellement cochée et l'ITIN expiré inscrit à la case 6e. [4]
Confondre ITIN avec EIN. Un Canadien qui achète une propriété floridienne dans une LLC à associé unique a besoin d'un ITIN pour lui-même (pour le 1040-NR) et d'un EIN pour la LLC (pour les besoins bancaires ou de déclaration fiscale que la LLC exige). Les deux sont des demandes séparées : W-7 pour l'ITIN, SS-4 pour l'EIN. L'EIN revient typiquement plus rapidement (souvent le jour même si demandé en ligne). Ne sautez ni l'un ni l'autre. [4]
Demander un ITIN quand vous êtes admissible au SSN. Un Canadien qui a travaillé aux États-Unis sous statut TN avec un SSN, ou qui détient une carte verte, ne peut pas demander un ITIN même s'il n'a pas utilisé le SSN depuis des années. Le SSN est l'identifiant à vie et gouverne. Confirmez l'admissibilité au SSN avant de demander un ITIN ; les CAA sont tenus d'évaluer cela avant de soumettre. [4]
Oublier la mise à jour de l'exception partnership du 1er juin 2026. Si la demande W-7 est produite sous Exception 1(a) Partnership (le demandeur est un partenaire dans une partnership ou LLC américaine imposée comme partnership), à partir du 1er juin 2026 le CAA doit inclure une copie de la portion de l'entente de partnership ou de LLC montrant le nom de la partnership, l'EIN, et le nom et la signature du demandeur. Les CAA pas encore au courant de cette mise à jour verront des rejets. Confirmez avec le CAA. [13]
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Section 8. Liste de contrôle d'action : de la décision à l'ITIN-en-main
Chaque étape suppose que les étapes précédentes sont complétées.
- Confirmez que vous avez besoin d'un ITIN. Le flux de décision est : Êtes-vous admissible à un SSN américain ? Si oui, utilisez le SSN, pas un ITIN. Si non, avez-vous une obligation de production fiscale américaine (1040-NR, 8288-B) ou une production de bénéfices du traité (W-8BEN avec revenu de source américaine) ? Si oui, vous avez besoin d'un ITIN.
- Confirmez que vous n'avez pas déjà un ITIN actif d'une année antérieure. Si vous en avez un et qu'il s'est désactivé (pas d'utilisation pendant trois années consécutives), la demande est un renouvellement, pas un nouvel ITIN.
- Identifiez le bon code de raison pour votre production spécifique. La plupart des propriétaires floridiens utilisent le code (b) pour les productions 1040-NR, le code (h) avec Exception 4 pour les productions FIRPTA 8288-B, ou le code (h) avec Exception 1(a) pour les productions de bénéfices du traité ou de partnership.
- Décidez entre les trois voies de soumission. Pour presque tous les Canadiens avec une propriété floridienne, la voie CAA est le bon choix.
- Identifiez un CAA qui traite les dossiers immobiliers transfrontaliers. La liste IRS des CAA au Canada est à https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers/acceptance-agents-canada. Les emplacements de pratique communs sont Toronto, Mississauga, Calgary, Vancouver et Montréal.
- Planifiez le rendez-vous CAA. Réservez tôt ; la disponibilité des CAA se resserre durant la saison fiscale américaine.
- Apportez le passeport canadien original (non expiré) au rendez-vous, plus toute documentation justificative pour le code de raison (brouillon de 1040-NR, entente de partnership, brouillon de 8288-B, etc.).
- Signez le Form W-7 en présence du CAA. Le CAA prépare et signe le Form W-7 (COA).
- Soumettez le dossier par courrier à l'IRS Austin Service Center. Le CAA s'occupe de cela.
- Suivez la demande. Après 7 semaines, le CAA peut appeler l'ITIN Unit de l'IRS pour des mises à jour de statut si aucun avis n'est arrivé.
- Recevez l'avis CP565 avec l'ITIN attribué. Conservez-le avec vos dossiers fiscaux.
- Utilisez l'ITIN sur le Form 1040-NR, le Form W-8ECI au gestionnaire immobilier, le Form 8288-B à la vente, et toute autre production fiscale américaine.
- Mettez à jour votre dossier fiscal canadien : l'ITIN n'apparaît pas sur le T1, mais les positions de production transfrontalière sur le T1 (crédit pour impôt étranger, T1135) sont maintenant supportées par la trace de production américaine liée à l'ITIN.
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Section 9. Foire aux questions
Puis-je demander un ITIN avant d'avoir une production fiscale américaine à joindre ? Généralement non. L'IRS n'attribuera pas d'ITIN avant qu'une déclaration fiscale américaine valide ne soit produite, sauf dans cinq exceptions spécifiques. Pour les propriétaires canadiens, les exceptions pertinentes sont l'Exception 1(a) (revenu passif assujetti à la retenue réduite par traité, incluant le statut de partenaire dans une partnership ou LLC) et l'Exception 4 (disposition FIRPTA). La plupart des Canadiens demandant pour la première fois produisent en concomitance avec leur premier 1040-NR. [4][9]
Mon conjoint et moi pouvons-nous partager un ITIN ? Non. Chaque personne a besoin de son propre ITIN. Un couple canadien qui détient conjointement un locatif floridien et produit des déclarations 1040-NR a besoin chacun de son propre W-7 et de son propre ITIN, avec deux frais CAA séparés.
Puis-je demander l'ITIN en ligne ? Non. L'IRS n'a pas de soumission W-7 en ligne pour les nouveaux demandeurs. Le Form W-7 doit être soumis par la poste à Austin, en personne dans un TAC américain, ou via un CAA. La version PDF remplissable du Form W-7 peut être complétée numériquement mais doit être imprimée et soumise avec des documents originaux ou certifiés. [9]
Combien de temps dure l'ITIN ? Un ITIN n'expire pas à une date fixe mais se désactive s'il n'est pas utilisé sur une déclaration fiscale fédérale pendant trois années consécutives. Les Canadiens qui produisent un 1040-NR chaque année gardent l'ITIN actif. Les Canadiens qui détiennent une propriété floridienne mais ne génèrent pas assez de revenu pour exiger un 1040-NR chaque année peuvent voir l'ITIN se désactiver et avoir besoin de le renouveler avant la prochaine production requise. [4]
Le CAA peut-il me visiter virtuellement ? Oui, plusieurs CAA canadiens offrent la vérification d'identité virtuelle à condition que le passeport original soit en possession physique du CAA au moment du rendez-vous. Le demandeur poste ou livre typiquement le passeport original au bureau du CAA avant le rendez-vous virtuel, le CAA le vérifie en caméra avec le demandeur présent, et l'original est posté en retour le jour même. L'IRS n'accepte pas la vérification d'une copie certifiée obtenue d'un notaire tiers ; l'original doit être en possession du CAA.
Mon passeport expire dans trois mois. Devrais-je attendre le renouvellement ? Oui. Soumettez le W-7 avec un passeport non expiré. Un passeport expiré au moment de la vérification CAA n'est pas acceptable. Si le passeport va expirer bientôt, renouvelez le passeport en premier, puis demandez l'ITIN.
Puis-je utiliser une carte d'identité provinciale canadienne ou un permis de conduire au lieu d'un passeport ? Oui, mais seulement comme partie d'une combinaison de deux documents. Un permis de conduire seul prouve l'identité mais pas le statut étranger ; une carte d'identité provinciale seule est similaire. La combinaison requise est un document d'identité plus un document de statut étranger, les deux certifiés par l'agence émettrice. Le passeport reste l'option plus simple parce qu'il satisfait les deux exigences comme document unique. [4]
Ma demande préparée par CAA a été rejetée. Que faire maintenant ? L'avis de rejet CP567 cite le défaut spécifique. Le CAA examine le rejet, corrige le défaut et resoumet. Le demandeur ne paie pas pour une deuxième demande IRS (l'IRS ne facture aucun frais pour les deux soumissions), mais le CAA peut facturer des frais de re-soumission selon que le défaut était la responsabilité du demandeur ou du CAA. Causes de rejet communes : discordance de nom avec le passeport, documentation de code de raison manquante, copie de passeport illisible. [4]
Puis-je obtenir un EIN pour ma LLC américaine en même temps que mon ITIN ? Oui, et ils sont typiquement demandés en parallèle. La demande EIN est le Form SS-4, peut être produite en ligne si la responsible party a un SSN/ITIN, par fax, ou par la poste. Un Canadien sans SSN/ITIN existant doit demander l'EIN par fax ou par la poste ; le SS-4 en ligne exige un SSN/ITIN de la responsible party. Certains Canadiens ordonnent la séquence comme : former la LLC → demander l'EIN (qui peut être obtenu sans ITIN par fax) → demander l'ITIN → produire le 1040-NR. [4]
Avoir un ITIN affectera-t-il ma résidence fiscale canadienne ? Non. L'ITIN est pour le traitement fiscal américain seulement et n'affecte pas la résidence sous les règles américaines ou canadiennes. La résidence fiscale américaine est déterminée par le substantial presence test ou le test de la carte verte, pas par la détention d'un ITIN. La résidence fiscale canadienne est déterminée par les liens avec le Canada sous les tests de common-law appliqués par l'ARC. [4]
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Section 10. Énoncé honnête de portée et ce qui n'est pas dans ce guide
Ce guide explique le processus de demande d'ITIN tel qu'appliqué à un investisseur ou propriétaire canadien étranger avec une obligation de production fiscale floridienne. C'est la référence sur le processus et la paperasse ; ce n'est pas un substitut au conseil fiscal transfrontalier.
Ce qui n'est pas dans la portée ici :
- La mécanique détaillée de la préparation du Form 1040-NR, la production de l'élection nette IRC § 871(d) et la réconciliation transfrontalière du crédit pour impôt étranger. Voir les guides dédiés du chapitre 03 (location).
- Le processus FIRPTA détaillé, incluant les Form 8288, 8288-A, 8288-B, la règle de retenue de 15 %, et la voie vers un certificat de retenue réduite. Voir le chapitre 04 (vente).
- Le processus de demande d'EIN pour une LLC américaine détenue par un Canadien. Voir le chapitre 01.8 (structure de détention).
- La planification de l'impôt successoral américain pour les Canadiens non-résidents, qui utilise le même ITIN mais engage un régime de production séparé (Form 706-NA). Voir le chapitre 05 (succession).
- Le processus du Numéro d'identification-impôt (NII) de l'ARC pour les non-résidents du Canada qui ont besoin d'un identifiant fiscal canadien. Le NII est pour les productions non-résidentes au Canada et est séparé de l'ITIN de l'IRS ; voir les directives publiées de l'ARC. [14]
- Les comparaisons équivalentes pour l'Ontario, la Colombie-Britannique, l'Alberta et les autres provinces canadiennes. La couche provinciale dans ce guide utilise le Québec en référence ; les comparaisons équivalentes pour les autres provinces sont à venir.
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